Nya uppdragsgivare består av tre aktörer: beställaren, förmedlaren och konstnären. Behovet och syftet att upprätta ett nytt konstverk läggs fram av beställaren, som är en eller flera personer ur civilsamhället, som önskar se en förändring i sitt samhälle. Det är sedan förmedlarens uppgift att jobba i dialog med beställaren för att hitta en lämplig konstnär till projektet. Ideér och mål med projektet stöts och blöts och en viktig del i processen är att allas åsikter görs hörda, och därför måste processen få ta tid. Flera olika förslag ska läggas fram, och det ska vara tillåtet att avfärda förslag som inte känns i linje med det syfte som lagts fram för projektet. Samtidigt kan det ursprungliga syftet och målet komma att ändras under projektets gång. För vem vet bättre än invånarna i ett samhälle vad som är viktigt och betydelsefullt just där? 

 

Här nedan följer en generell beskrivning på hur en Nya uppdragsgivare-process kan se ut. Bland de projekt som genomförts med programmet tar processen i snitt 4 år från start till färdigt konstverk. 

 

1.  Förmedlaren arbetar med aktivt uppsökande informationsarbete om möjligheten att beställa ett offentligt konstverk. Hen identifierar föreningar och organisationer i området som skulle kunna vara intresserade  samt sprider information via olika mediekanaler och kallar till möten som kan hållas på exempelvis bibliotek och skolor.

 

2. När beställargruppen identifierats så börjar arbetet med att ta fram en behovsformulering. Redan i detta skede är det viktigt att någon eller några representanter från kommunen med mandat finns med i beställargruppen. Förmedlaren leder samtal kring gruppens befintliga uppfattning om konst, om samhället i vilket de verkar, identifierar vilka behov som finns samt vad de förväntar sig att konst kan bidra till. Samtalen ligger till grund för fett behovsunderlag som författas av förmedlaren och godkänns av gruppen. I formuleringen anges även vilken konstform som skulle lämpa sig bäst för uppdraget samt vilka ramar som finns i form av plats, tidsaspekter och budget.

 

3. Förmedlaren kontaktar ett antal konstnärer, förslagsvis 3 stycken, som hen utifrån sin kunskap och nätverk bedömer lämpade för projektet utifrån respektive konstnärs befintliga praktik. Konstnärerna får ta del av behovsunderlaget och återkomma med förslag på hur uppdraget skulle kunna mötas. I det här skedet efterfrågas en idéskiss och inte ett färdigt gestaltningsförslag.

 

4. De inkomna förslagen läggs sedan fram till beställargruppen som i sin tur bestämmer vilken konstnär de vill gå vidare med. Sedan görs en direktupphandling med den utvalda konstnären som tar fram ett mer ingående förslag på hur hen vill ta sig an uppdraget. Konstnären arvoderas en procentsats av det totala beloppet som på förhand bestämts mellan förmedlaren och finansiärerna.

 

5. Konstnären bjuds in till ett möte med beställargruppen för att mer ingående diskutera det av konstnären inkomna förslaget samt hur det korresponderar med behovsunderlaget. Utifall  beställarna helt refuserar konstnärens förslag måste det finnas utrymme för konstnären att arbeta om ett nytt. I extrema fall finner gruppen det omöjligt att fortsätta med den utvalda konstnären och processen får börja om.

 

6. När beställargruppen har godkänt konstnärens förslag utarbetas en plan för genomförande och budget. Det arbetet leds av förmedlaren och görs tillsammans med konstnären och finansiärerna.

 

7. Genomförande av projektet. Förmedlaren leder hela projekten till och med färdigställt verk för att fortsätta dialogen med beställarna och säkerställa det påbörjade förankringsarbetet hela vägen. Förmedlaren går i det här skedet in i en producentroll och har det övergripande ansvaret. Tidsaspekten på genomförandefasen beror förstås helt på komplexiteten i konstverket.